EIS e ESS
I massimi dirigenti di un’azienda ricercano ed utilizzano l’informazione per comprendere e stimare rapidamente la situazione corrente dell’azienda, facilitare lo svolgimento degli affari aziendali, analizzare contemporaneamente molteplici problemi ed opportunità, controllare i piani delle attività aziendali, instaurare collegamenti interpersonali, avere una visione globale e non settoriale dell’azienda, acquisire e mantenere una prospettiva industriale dell’azienda.
In un sistema informativo aziendale, più si sale verso i vertici della piramide organizzativa, maggiore è la quantità di dati che arrivano dal basso, e la necessità di selezionarli in tempi brevi per ottenere una visione globale dei problemi e prendere decisioni strategiche. Per aiutare CEO e amministratori delegati a fare le loro scelte per governare l’impresa che dirigono, l’informatica mette a disposizione sistemi di supporto alle decisioni. Perché questi funzionino bene è necessario che almeno un senior manager conosca e capisca sia il sistema informatico, sia i problemi del top management, e possa fare da tramite fra i due; il sistema deve fornire rapidamente buoni campioni di analisi; gli informatici devono collaborare con gli altri settori; va curata la comunicazione e la capacità di gestire le resistenze alle immancabili alterazioni delle opinioni prevalenti.
I due sistemi a disposizione dell’alta dirigenza sono l’EIS e l’ESS. Spesso vengono confusi o usati indifferentemente per indicare la stessa cosa. In realtà l’EIS è più un sistema di analisi dei dati, l’ESS è più orientato all’office automation di alto livello e al management.
EIS (executive information system)
Come prendere importanti decisioni di business? Un executive riceve grandi fogli di calcolo e tanti altri documenti che provengono dai vari dipartimenti. E’ difficile e faticoso estrarre a mano da essi i KPI, i punti chiave da considerare per decidere.
Un EIS è un sistema informatico destinato agli executive di alto livello. Fornisce un rapido accesso ad informazioni aggiornate e relazioni manageriali user friendly grazie alle visualizzazioni grafiche. Evidenzia eccezioni e consente approfondimenti. Offre funzioni di reporting e controllo delle informazioni gestionali. Il sistema seleziona le informazioni interne ed esterne che ritiene rilevanti per i fattori critici di successo (KPI). E’ un sistema di reporting direzionale evoluto, funzionalmente dinamico ed interattivo, di tipo non strutturato, adattabile a supporto delle necessità informative dell’Alta Direzione. Trasforma i dati in report riassuntivi da cui gli executive manager possono accedere rapidamente ad altri report provenienti dai diversi settori dell’impresa.
E’ un modo di rappresentare dati decisionali con un cruscotto di alto livello. Usato al vertice della piramide organizzativa, deve consentire una visione d’insieme (big picture) grazie ad un numero selezionato e sintetico di informazioni. Si serve prevalentemente di rappresentazioni grafiche come semafori, manometri, istogrammi, curve e torte. E’ un DSS specializzato che serve ai top manager per prendere decisioni non programmate nel management strategico, utili a migliorare le prestazioni a lungo termine dell’impresa. Il sistema organizza e visualizza informazioni disomogenee spesso esterne, non strutturate e incerte, di cui a volte non si sa da dove vengono e a che servono (data base esterni, analisi di mercato, relazioni finanziarie).
Un buon EIS serve a gestire tempi e scadenze, progetti, ottimizzazioni dell’office automation e dei processi organizzativi e produttivi. Facile da usare per il top manager, ne libera il pensiero e le capacità decisionali e ne migliora le comunicazioni con gli altri livelli aziendali.
I nuovi sviluppi dell’intelligenza artificiale lo renderanno sempre più intelligente e multimediale.
ESS (executive support system)
Oltre a tutto quello che fa un EIS, un sistema ESS offre strumenti di comunicazione, office automation, analisi dei dati, business intelligence, organizzazione del lavoro. L’alto dirigente dispone così del suo cruscotto aziendale EIS, di sistemi di decisione DSS, di strumenti di gestione ESS, con cui comunica all’interno ed all’esterno dell’azienda, organizza le sue specifiche attività, fa analisi previsionali personalizzate sulla base dei dati disponibili, analizza contemporaneamente minacce e opportunità e definisce i relativi problemi per affidarne la soluzione al middle management.
Un software ESS quindi trasforma dati in relazioni veloci a livello executive nei settori finanza, clienti e personale, e serve a supportare le decisioni. Facilita l’accesso a dati generali e dipartimentali e fornisce analisi costi/benefici, strumenti predittivi di prestazioni, risultati potenziali. Si occupa principalmente di dati relativi a settori chiave come fatturazione, contabilità, pianificazione, personale, ecc. Oltre a fornire un accesso rapido ai dati, ESS aiuta ad analizzare sistematicamente i dati e a prepararsi per il futuro con previsioni di tendenze e scenari possibili.
Con un ESS i dirigenti risparmiano tempo prezioso nello scavare l’enorme catasta di informazioni per identificare i dati critici, e così possono dedicare più tempo al brainstorming e al processo decisionale. Molte attività tipiche del dirigente sono così automatizzate e velocizzate. Il dirigente può spaziare da una panoramica globale, la cosiddetta big picture dell’azienda, a successivi approfondimenti verso livelli di dettaglio sempre più circoscritti, scoprendo segnali deboli di problemi emergenti, analizzando, confrontando ed evidenziando tendenze.
Senza ESS le decisioni sono reattive, con ESS sono proattive, perché possono anticipare gli eventi e disporre di piani di azione alternativi.
