Lo storage (immagazzinamento, conservazione) e il retrieval (recupero) con l’informatica diventano i concetti chiave delle basi di dati. Lo storage va dal salvataggio di un file sul proprio hard disk ai sistemi e criteri di archiviazione e backup dei dati in un data base. Il retrieval va dall’apertura di un file salvato alle ricerche di informazioni sul nostro hard disk, su server esterni, sul web, e comprende i criteri di ripristino dei dati archiviati e protetti da un sistema di backup.

Se vogliamo trovare o ritrovare qualcosa che sia archiviato da altri dobbiamo usare le chiavi di ricerca più efficaci, per trovare ciò che ci serve fra le nostre cose dobbiamo archiviarle in modo da poter ritrovare tutto anche a distanza di tempo.
Quando mettiamo da parte qualcosa, sia di informatico come un file o una cartella, sia di fisico come un vestito o un libro, dobbiamo porci il problema di come faremo a ritrovare ciò che abbiamo “messo in ordine”, quale tipo di “ordine” abbiamo seguito. Gli oggetti reali e virtuali devono avere etichette e “maniglie” per poterli prendere e riporre, e un posto dove metterli. Un libro, per esempio, ha un certo formato, lo spessore della sua costola, il titolo stampato su di essa, ed è collocato sul terzo ripiano a sinistra. Un oggetto elettronico deve avere un nome, un’estensione che faccia capire di che genere di file si tratta, possibilmente un’icona di riconoscimento, e se si vuole altre informazioni come data di creazione o di modifica, autore, parole chiave, i cosiddetti tag. Ma soprattutto deve essere collocato dentro una cartella a sua volta collocata in una cartella di livello superiore.

Quando archiviamo qualcosa, dobbiamo metterci nei panni di chi la dovrà ritrovare (potremmo essere noi stessi a distanza di tempo), ponendoci domande di questo tipo: quando cercherò la cosa che ho archiviato, che cosa farò? Con quali parole e dove andrò a cercare? La risposta a queste domande ci darà indicazioni utili su come archiviare i nostri materiali.

Gli strumenti di ricerca sono i motori e i gestori di file. Ambedue lavorano con parole chiave che costituiscono gli elementi da cercare, quelle parole che riescono ad individuare una certa cosa. In una frase qualsiasi alcune parole si riferiscono ad argomenti e contenuti, altre sono parole “di servizio”, nel senso che servono a tenere insieme la frase. Per esempio, nella frase “il cane labrador ha una spiccata predilezione per l’acqua, tanto da essere usato in operazioni di salvataggio”, le parole che caratterizzano la frase sono solo quelle sottolineate, tutte le altre non servono ad altro che alla costruzione della frase. Queste sono le parole chiave. Per verificare se funzionano proviamo a digitarle nella finestra di ricerca di Google o simili.

Prima di cercare qualcosa, bisogna formulare il problema da risolvere. Gli elementi che vogliamo cercare, a che cosa dovrebbero servirci? Abbiamo bisogno di qualche informazione generica o di un articolo specialistico? Di un testo o di una immagine? Che uso dobbiamo farne, pubblico o privato? Possiamo usare immagini protette da diritti, o è meglio cercare immagini di pubblico dominio? La ricerca è un tipo di problem solving. Prima di arrivare alle soluzioni bisogna definire bene il problema e ciò che vogliamo ottenere dalla ricerca. I risultati della ricerca vanno verificati e validati in funzione del problema che dobbiamo risolvere.

Il motore di ricerca è lo strumento con cui si ricercano informazioni in un insieme più o meno vasto. Si presenta come una pagina web con una casella di testo in cui scrivere le parole chiave utili alla ricerca, e funziona con algoritmi segreti e robot di ricerca che esplorano in modo velocissimo una enorme quantità di dati estraendo quelli che corrispondono ai criteri di ricerca scritti nella casella di testo. Gli algoritmi di ricerca stanno diventando sempre più intelligenti e sensibili alle ricerche stesse dell’utente. Per esempio, se cerchi un libro, ti verranno suggeriti altri libri dello stesso genere. 

Tuttavia tieni presente che si tratta sempre di robot e intelligenze artificiali, quindi sei tu con la tua intelligenza e le tue competenze a valutare i risultati della tua ricerca, per scegliere quelli più utili alla soluzione del tuo problema. Se la ricerca non è stata soddisfacente, devi fare uno sforzo di fantasia e chiedere le stesse cose con altre parole, seguendo percorsi diversi.

Il personal computer, il notebook, la tavoletta, lo smartphone hanno una loro memoria, un hard disk o una scheda, che possono contenere una grande quantità di dati digitali. Possiamo cercare un file archiviato su un nostro dispositivo con un motore di ricerca interno o con lo stesso Google. Se non troviamo nulla, evidentemente il documento era stato archiviato con altre parole, quindi dobbiamo riprovare con criteri diversi.

E’ sempre una buona idea fare un backup dei propri dati su un altro hard disk, o su un deposito remoto in un servizio di cloud computing. Se lavori prevalentemente in un posto con un personal computer, puoi usare uno o più hard disk su cui copiare i tuoi dati e tenerli presso di te. Puoi accedervi anche in assenza di collegamento internet. Se invece vai in giro è meglio usare un servizio cloud.

Per imparare a cercare, non c’è di meglio che… cercare! Proviamo a cercare un libro per autore, per argomento, per parole chiave. O un albergo, cercandolo per città, per categoria, per genere. O un amico su Facebook o su Skype, o un collega su Linkedin.

Il tavolo del posto di lavoro e il desktop del monitor devono essere sgombri e dedicati solo al lavoro del momento. Tutto il resto va archiviato. Si archivia dal generale al particolare, secondo strutture gerarchiche degli argomenti. Si classifica il documento da archiviare in modo da permettere la ricerca non solo a noi, ma anche agli altri.