SDCA
L’SDCA (Standardize, Do, Check, Act) è un ciclo di standardizzazione delle procedure che si alterna al ciclo PDCA in un processo di miglioramento continuo.
Il ciclo PDCA serve a individuare problemi, proporre soluzioni, testarle con prove su scala ridotta, verificare i risultati delle prove. Se sono negativi si fa un altro ciclo fino a quando si giunge a test positivi. In questo caso si passa al ciclo di consolidamento e standardizzazione dei miglioramenti applicandoli a tutto il processo produttivo con nuovi standard di qualità e nuove procedure per raggiungerli.
I sistemi sui quali si attua un cambiamento tendono all’omeostasi, e cioè a ristabilire le condizioni di equilibrio che precedevano il cambiamento. In tal modo il sistema conserva la sua identità e il suo funzionamento di routine. Per esempio, se ci facciamo una ferita ad una mano, dopo un po’ la ferita si rimargina e dopo un tempo più lungo perfino la cicatrice tende a scomparire. Se però vogliamo che il cambiamento non vada perduto, dobbiamo consolidarlo nel sistema. Restando nel paragone del corpo umano, se facciamo una dieta dimagrante dobbiamo cambiare il regime alimentare, altrimenti riprenderemo il peso perduto subito dopo aver completato il periodo di dieta. A questa fase provvede il ciclo SDCA, che al termine “plan” (pianifica il cambiamento da fare) del PDCA sostituisce il termine “standardize” (standardizza il cambiamento fatto).
La rappresentazione grafica del ciclo ricalca quella del PDCA, e andiamo a vedere i quattro settori.
STANDARDIZE
La fase di standardizzazione richiede di definire le caratteristiche del prodotto, in special modo quelle che hanno il maggior impatto per il consumatore, e gli indicatori di controllo operativo. Vanno definite anche le nuove procedure standard, con la mappatura dei processi e dei relativi responsabili.
DO
SI procede alle lavorazioni rispettando le procedure stabilite. Formare i team alle nuove procedure standard.
CHECK
Si controllano gli indicatori e i prodotti delle lavorazioni precedenti. Se sono positivi si passa alla fase conclusiva, altrimenti si attiva un nuovo ciclo PDCA per definire e risolvere i nuovi problemi.
ACT
Si mette a sistema il cambiamento consolidando i nuovi standard e le nuove procedure.
Dopo il salto di qualità provocato dal PDCA c’è bisogno di un periodo di tempo in cui si applichino i miglioramenti, non si torni indietro ma si consolidi il nuovo livello qualitativo raggiunto. Salito il gradino del miglioramento, c’è bisogno di restare un po’ su quel livello, prima di tutto per evitare che si torni indietro, poi per consolidare la qualità raggiunta e farne una sana abitudine. L’iterazione fra periodi di avanzamento e periodi di presidio proviene dalla strategia militare e serve proprio a rendere stabili le conquiste.
In genere si parla poco dell’SDCA perché è implicitamente incluso nell’act del PDCA. Tuttavia è utile distinguere concettualmente e operativamente la fase di prova, di tentativo del PDCA, volta a modificare le vecchie abitudini, da quella di nuova normalità, di accettazione e applicazione delle nuove abitudini più “virtuose” delle precedenti.
La distinzione fra lavoro standard e attività di ricerca ha ripercussioni psicologiche su chi lavora. C’è chi preferisce fare sempre le solite cose e guarda con fastidio o addirittura teme i cambiamenti, e chi invece si annoia con la routine giornaliera e ha bisogno di stimoli ed emozioni. L’ideale sarebbe dedicare una parte del tempo alla routine, e un’altra parte alla ricerca, per esempio sei ore per sbrigare le pratiche giornaliere e un’ora per fare ricerche web o curiosare su ciò che fanno gli altri.
Il processo di standardizzazione favorisce la diffusione e l’assimilazione delle buone pratiche all’interno della organizzazione. Facilita i clienti nell’entrare più a fondo nell’organizzazione, a condividere conoscenze e a sviluppare opportunità di innovazione e co-creazione in una relazione o partnership migliore tra fornitore e cliente. Però ci vuole pazienza e un periodo di tempo adeguatoi di sperimentazione sul campo prima che le migliori pratiche vengano consolidate per iscritto in modo che il processo sia ripetibile da chiunque legga le istruzioni e segua le procedure. Solo quando tutti possono essere istruiti su come eseguire in modo coerente il processo, questo può essere diffuso in tutta l’azienda.