Benchmarking
Il benchmarking è il confronto con quelli che sono più bravi o che hanno risolto bene problemi simili a quelli che si stanno affrontando.
Il confronto con i migliori è utile sia per migliorare le prestazioni attuali, sia per innovare con nuove tecnologie, nuovi prodotti, nuovi metodi.
La valutazione comparativa evidenzia punti di forza e di debolezza di un’organizzazione per identificare le linee principali della sua strategia di miglioramento continuo. L’azienda può osservare i processi decisionali, commerciali o gestionali dei leader, per misurare gli scostamenti delle proprie prestazioni. Il confronto sistematico permette alle aziende che lo applicano di compararsi con le migliori e soprattutto di apprendere da queste per migliorare.
Il benchmarking si presenta con diverse tipologie.
Benchmarking interno – fra settori diversi della stessa azienda. È rapido, semplice ed economico, facilita la comunicazione interna e la condivisione di informazioni, può essere stimolante, ma si resta troppo dentro la cultura e le conoscenze dell’azienda senza aprirsi a visioni più ampie. Questa è la fase di apprendimento prima di procedere al benchmarking esterno. Le informazioni raccolte rimangono interne e facilitano il recepimento delle soluzioni individuate.
Benchmarking competitivo – fra aziende concorrenti o altre aziende che operano nello stesso mercato. Analisi e confronto di processi, strumenti, metodi e prodotti con quelli di concorrenti o strutture similari per fatturato o settore di attività. L’analisi è ad hoc e può essere effettuata con la collaborazione di uno o più partner o concorrenti diretti. E’abbastanza veloce, semplice ed economico e presenta buone possibilità di trovare soluzioni innovative, ma è difficile da applicare se non vi è collaborazione e se si teme di rivelare dati sensibili fra concorrenti.
Benchmarking funzionale – fra processi simili di organizzazioni diverse. Identifica e documenta i processi relativi alle prestazioni analizzando le funzioni aziendali rispetto a quelle della concorrenza. Facilita l’azienda nel trovare collaborazione e soluzioni innovative, ma costa tempo e denaro, e richiede forte capacità di adattarsi a soluzioni troppo diverse dalle abitudini aziendali. Può essere volto a migliorare l’organizzazione, i processi produttivi, e ad acquisire buone pratiche e strategie vincenti.
Benchmarking globale – fra processi diversi di organizzazioni diverse. Ha massima efficacia poiché si individuano le soluzioni migliori sul mercato, ma risulta di difficile applicazione poiché necessità di tempi di studio molto lunghi, visto che raramente le organizzazioni eccellenti aprono all’esterno il proprio know-how e le proprie competenze chiave. Anche qui occorre una forte capacità e disponibilità di adattare soluzioni esterne alla propria azienda.
Si può fare benchmarking per ristrutturare processi aziendali, o per migliorare l’esistente senza cambiarlo. Il confronto è generalmente a livello di un processo (R&S, design, produzione, marketing, processo di supporto, ecc.), una funzione (logistica, produzione, ecc.), un prodotto, un servizio, ecc. Va comunque circoscritto entro un’area sufficientemente specifica in modo da ottenere dati e misure pertinenti su cui agire.
E’ un eccellente metodo di marketing perché permette di confrontarsi con la concorrenza e di differenziarsi sui propri mercati.
Per fare benchmarking si sceglie un cruscotto di indicatori quantitativi oggettivi, comprensibili, poco costosi da misurare, rappresentativi di un processo critico con KPI o indicatori di prestazione chiave che vengono misurati con metodi a punteggio. Le metriche devono essere uguali per tutte le aziende oggetto del benchmark, con unità di misura comuni, in modo da poter confrontare i risultati. Lo scopo principale è studiare i processi altrui per importarli adattandoli alle proprie produzioni. Tuttavia in genere non si tratta di semplici imitazioni o copie, ma di vere e proprie fonti di ispirazione per innovazioni creative, con tutte le difficoltà di adattamento e le resistenze dovute a inerzie, vincoli e cultura dell’azienda.
Per fare benchmarking si sceglie un cruscotto di indicatori quantitativi oggettivi, comprensibili, poco costosi da misurare, rappresentativi di un processo critico con KPI o indicatori di prestazione chiave che vengono misurati con metodi a punteggio. Le metriche devono essere uguali per tutte le aziende oggetto del benchmark, con unità di misura comuni, in modo da poter confrontare i risultati. Lo scopo principale è studiare i processi altrui per importarli adattandoli alle proprie produzioni. Tuttavia in genere non si tratta di semplici imitazioni o copie, ma di vere e proprie fonti di ispirazione per innovazioni creative, con tutte le difficoltà di adattamento e le resistenze dovute a inerzie, vincoli e cultura dell’azienda.
Un processo di benchmarking può richiedere dai quattro ai sei mesi e si svolge in sei fasi non rigide, ma adattabili ai casi specifici.
- Diagnosi: selezione del prodotto o servizio da confrontare.
- Pianificazione: identificazione di aziende leader o partner di benchmarking.
- Elaborazione delle informazioni: raccolta di informazioni o metriche sulle loro prestazioni interne. Confronto dei dati delle organizzazioni per identificare le lacune nelle prestazioni aziendali.
- Appropriazione: integrazione di processi e obiettivi funzionali nello sviluppo di piani d’azione.
- Azione: lancio di azioni definite e valutazione delle prestazioni.
- Monitoraggio e adeguamento: analisi dei feedback e sostenibilità della pratica del processo di monitoraggio. Quest’ultimo può essere migliorato utilizzando indicatori chiave di prestazione (KPI). Dopo ogni azione di cambiamento, i benchmark (riferimenti) vengono rivalutati per il miglioramento continuo. Si tratta di un processo ciclico tipico delle iniziative di qualità.
Qual è la differenza tra benchmarking e KPI?
Il benchmarking viene utilizzato per impostare una linea di base o un punto di partenza. L’azienda raccoglie le sue informazioni strategiche per valutare la sua situazione attuale. Utilizzando metriche specifiche, stabilisce il suo punto di riferimento rispetto a un concorrente e stabilisce un piano d’azione e una strategia da seguire.
I KPI misurano le prestazioni relative ai benchmark. Dirigono le azioni nella direzione del raggiungimento della strategia e degli obiettivi.
Il benchmarking è quindi un modo efficace per identificare facilmente le aree in cui un’azienda deve migliorare. Gli indicatori chiave di prestazione, invece, sono utili per migliorare la pianificazione e il processo di allocazione e valutazione delle risorse.
Il processo di benchmarking non si limita al mero svolgimento delle misurazioni delle performance, ma presuppone che all’individuazione delle aree che consentono margini di miglioramento segua il cosiddetto post-benchmarking, ovvero la predisposizione di azioni in grado di migliorare le performance del prodotto o processo, per creare un processo virtuoso di miglioramento continuo di prestazioni grazie alla ricerca e all’analisi delle migliori prassi aziendali nei settori di riferimento e all’adozione dei modelli delle aziende leader in prodotti e in processi.
