Il briefing è una riunione che si tiene prima di un progetto o di una missione con tutti gli interessati per definire obiettivi, strategie, tempi, requisiti di qualità e quantità, responsabilità, risorse economiche e tecnologiche. 

Il risultato della riunione è il brief, il documento scritto e approvato che contiene tutte le specifiche di cui sopra, e che serve come riferimento durante tutto lo svolgersi del progetto o della missione. Alla conclusione viene fatta una riunione di debriefing per verificare se gli obiettivi sono stati raggiunti e per analizzare le cause di ciò che non è andato secondo i piani.

Il termine viene dall’uso militare di fare una riunione prima di una missione per definire gli obiettivi tattici e collocarli in un quadro strategico. Gli obiettivi non sono ancora ordini, quindi possono essere discussi e precisati fino al termine della riunione.
Prima la pubblicità, poi la cultura d’impresa, si sono appropriate del termine briefing che indica la riunione in cui si stabilisce il da farsi, e del brief, il documento che fa da guida e da riferimento durante tutto lo svolgersi del progetto.

Il brief è un documento scritto a monte di un progetto per specificare le esigenze del cliente, che il fornitore deve soddisfare nel corso della realizzazione del progetto. Il documento aiuta a sviluppare fiducia e comprensione tra cliente e fornitore, assicura che tutti gli elementi siano considerati e affrontati prima che il fornitore inizi a lavorare, rappresenta il punto di riferimento per entrambe la parti durante l’intero processo di sviluppo del progetto.

Poiché lo scopo della riunione preliminare è quello di produrre un documento, vediamo quali sono i requisiti che deve avere un buon brief, e gli strumenti per farlo. Prendiamo in considerazione un brief generico, adatto a qualsiasi progetto, dall’organizzazione di un convegno alla costruzione di un palazzo. E’ una breve descrizione degli elementi chiave del progetto, un riepilogo per il committente, gli stakeholder, il capo-progetto, i collaboratori. Deve comunicare i requisiti del progetto per sommi capi, senza scendere nei dettagli di cui si occuperanno i realizzatori tecnici.

Non c’è uno schema fisso, perché il briefing si adatta di volta in volta al tipo di progetto. Per esempio, un brief ingegneristico indicherà caratteristiche dei materiali, un brief creativo indicherà il look and feel, ossia l’aspetto del prodotto finito e il tono di voce da usare nel messaggio che lo accompagna. Il brief è un documento sintetico rispetto al vero e proprio piano di progetto, che contiene obiettivi, metriche di valutazione, analisi degli stakeholder, budget, pianificazione, marketing, comunicazione. Il brief si limita a indicare l’ambito del progetto, gli obiettivi, le scadenze, le cose da fare, i destinatari, come riferimento per tutte le persone interessate al progetto.

• Ambito
  Che cosa c’è intorno al progetto? Fa parte di progetti e programmi più ampi? Per quale ragione si è deciso di svilupparlo? Con quale scopo? E’ preceduto da progetti associati) Come si sono conclusi, quali sono stati gli insegnamenti tratti da essi?
• Obiettivi
  Qual è l’obiettivo finale del progetto? Quali sono gli obiettivi intermedi o i milestone? Gli obiettivi sono definiti in modo smart e sono raggiungibili in base ai tempi e al budget?
• Scadenze
  Se gli obiettivi sono smart, ognuno di essi contiene la sua scadenza. Le scadenze sono rigide, legate a eventi e date esterni, o hanno un margine di tolleranza? Tengono conto della disponibilità degli operatori e di tempi e vincoli tecnici? Prima della consegna degli output definitivi, sono previsti deliverable intermedi da sottoporre al cliente?
• Cose da fare
  In base agli obiettivi vanno stabiliti compiti (le cose da fare) e responsabilità (chi deve farle, chi ne risponde).
• Destinatari
  Chi è il proprietario del progetto? Chi prende decisioni? A chi vanno consegnati i deliverable? Chi li deve approvare? Quali sono gli utenti finali?

Se il brief risponde a tutte queste domande, permette di sviluppare un buon progetto senza tante discussioni e incomprensioni con i clienti.
Se il cliente non riesce a dare un buon brief al suo consulente o fornitore, costui può intervistarlo con la mappa delle 5 W.

Durante lo svolgimento del progetto il brief fa da riferimento per qualsiasi dubbio, incertezza o controversia. Se un collaboratore ha un’incertezza sul da farsi, deve chiedere chiarimenti a chi gli ha dato il brief, perché in quel punto il documento potrebbe essere carente o non abbastanza comprensibile. Se il fornitore non rispetta il brief, deve farsi carico di aggiustamenti e modifiche. Se il cliente cambia idea dopo aver concordato e approvato un brief, deve farsi carico delle varianti richieste.

Alla conclusione del progetto o della missione si fa il debriefing, una riunione simile al briefing iniziale,  che ha lo scopo di valutare quanto è stato fatto.