Presentazioni
Le presentazioni sono programmi e tecniche che mostrano ad un pubblico presente o remoto progetti, prodotti, servizi, idee, contenuti vari. Possono essere supporti visivi che il conferenziere commenta a viva voce, oppure filmati o slide show autonomi da pubblicare sul web o da esporre in luoghi pubblici.
Parlare in pubblico mostrando qualcosa è una pratica che risale alle tecniche oratorie classiche. Potremmo dire che tutti i monumenti e le opere d’arte sono supporti visivi a racconti di fatti storici, a prediche religiose, a celebrazioni di personaggi e luoghi famosi.
Le pitture rupestri delle grotte preistoriche come quelle di Lascaux in questa foto, che risalgono a 18.000 anni fa, sono una specie di presentazioni multimediali ante litteram. Noi le vediamo bene illuminate dalla luce elettrica, che ci permette di ammirare le figure degli animali nella loro interezza, ma dobbiamo immaginarle nel buio di allora, rischiarate a tratti dalle fiaccole degli sciamani che evocavano gli spiriti degli animali nei loro riti con profumi di erbe aromatiche bruciate e con la paura che da un momento all’altro sbucasse dal fondo della grotta la diabolica tigre dai denti a sciabola.
Le vetrate gotiche, oltre alla funzione decorativa che serviva a rendere più ricca e preziosa la dimora divina, servivano anche ai predicatori per illustrare episodi biblici, miracoli e vite di santi a fedeli per la maggior parte analfabeti, come supporti visivi delle omelie e come promemoria di quanto era stato detto durante i riti.
L’immagine mostra una vetrata della cattedrale di Chartres del XIII secolo. Il blu di queste vetrate è caratteristico e inimitabile, ed è appunto noto come “blu di Chartres”.
I cantastorie siciliani si servono di immagini dipinte su tabelloni per raccontare le gesta dei paladini, eventi storici e fatti di cronaca. Gli insegnanti usano la lavagna per scrivere parole e concetti chiave, per fare disegni e schemi, per visualizzare operazioni e teoremi di matematica e geometria. Negli anni ’70 si sono diffuse lavagne a fogli mobili, lavagne con pennarelli cancellabili, lavagne luminose che venivano usate per lezioni e presentazioni in aula, in riunioni aziendali, in dimostrazioni di prodotti e servizi. Quando c’era la necessità di mostrare immagini di buona qualità si ricorreva al proiettore di diapositive con cui si poteevano proiettare bellle immagini a colori come vedute turistiche, quadri e fotografie d’autore, prodotti di marca. All’epoca i videoproiettori erano molto ingombranti e costosi, ma negli anni ’90, grazie al progresso tecnologico e alla miniaturizzazione, si diffusero enormemente, fino a che qualsiasi sala da riunioni in alberghi, aziende, centri congressi, ebbe il suo videoproiettore. Parallelamente si svilupparono i programmi grafici che rendevano sempre più facile produrre immagini da proiettare.
C’era ancora il problema della sala buia, che venne risolto con i grandi monitor piatti al plasma o LCD che erano perfettamente visibili anche in piena luce. A questo punto era possibile proiettare tutto quanto fosse digitalizzabile, dalle immagini fisse a video, film, grafica 3d, imagerie scientifica, e di usare come input per i videoproiettori o gli schermi computer, tavolette grafiche, dispositivi portatili di memoria come chiavette USB e dischi removibili.
La tecnologia dei monitor piatti e delle tavolette con touch screen ha reso possibili le lavagne interattive multimediali o LIM, usate sopreattutto in ambito formativo, con cui è possibile mostrare video, immagini e altri materiali predisposti, o intervenire al momento con le dita, i pennarelli o speciali puntatori. La lavagna può essere collegata con un computer e con la rete, e quindi è possibile visualizzare qualsiasi tipo di contenuto, da cose improvvisate al momento fino a ricerche web, mappe satellitari, pagine di siti.
Le presentazioni in riunioni con poche persone si possono supportare con tavolette di dimensioni ridotte, che con l’ottima risoluzione di cui sono dotate sono in grado di mostrare immagini nitide e brillanti.
Sono numerosi i programmi con cui si possono preparare presentazioni efficaci anche senza essere grafici, illustratori o registi video. Il più usato è Power Point, che fa parte del pacchetto Microsoft Office, a cui corrisponde Impress del pacchetto open source Libre Office. Questi sono i classici programmi per slide, con la possibilità di usare testi, immagini, video, di inserire link a contenuti esterni, di essere gestiti manualmente o di funzionare in modo automatico.
Per fare qualcosa di diverso si può usare Prezi, un programma con cui si può zoomare qsu un argomento per ingrandire all’istante paeticolari e approfondimenti, con un ritmo dinamico che in mano ad un abile conferenziere può raggiungere ottimi effetti di persuasione e di sorpresa.
Slidebean usa l’intelligenza artificiale, con algoritmi che valutano immagini e testi e organizzano le informazioni nel modo più efficiente, con grande risparmio di tempo. Il software sviluppa uno schema di presentazione e progetta il materiale, riconoscendo ed evidenziando gli aspetti più importanti e organizzando correttamente le informazioni. Tutto questo avviene senza la necessità dell’intervento umano. Fornisce modelli specializzati, come quelli per preparare pitch deck, le brevi presentazioni rivolte ai venture capitalist per ottenere contributi finanziari. Oltre a strumenti di condivisione e collaborazione per riunioni a distanza, c’è una funzione analitica capace di tenere traccia di ogni attività delle diapositive, dalle visualizzazioni al tempo trascorso.
Makkox, al secolo Marco Dambrosio, è il grafico e fumettista che ha ideato le trasmissioni tv Gazebo e poi Propaganda Live in cui gestisce un grande schermo con una tavoletta grafica di grande formato, su cui interviene disegnando in diretta con la sua straordinaria abilità grafica, oppure mostrando catture di pagine web, videoclip e animazioni preparati prima, a supporto di presentazioni fatte da lui stesso e dal conduttore Diego Bianchi. Potremmo dire che tutta la trasmissione si svbolge con le tecniche di presentazione supportate da immagini e interrotte da esibizioni e interviste dal vivo, in una vivace multimedialità interattiva e semiimprovvisata.
Come fare una presentazione efficace
La prima domanda da porci quando vogliamo presentare qualcosa, oppure per raccogliere il brief di un committente per il quale prepareremo la presentazione, è: a chi ci rivolgiamo? Che cosa fanno i destinatari durante la presentazione? Sono seduti in una sala o vanno in giro visitando una esposizione e si fermano un attimo davanti alla nostra presentazione?
La seconda domanda è: che cosa vogliamo che assolutamente il pubblico porti via alla fine della nostra presentazione?
La terza domanda è: che cosa fa il presentatore? Commenta le slide man mano che appaiono sullo schermo, parla da una cattedra o da un podio ad un pubblico seduto ordinatamente, oppure si muove in modo informale al centro degli ascoltatori disposti in circolo? Oppure la presentazione non prevede una presenza dal vivo?
La quarta domanda è: come è fatta la sala o il luogo in cui avverrà la presentazione? Che tipo di illuminazione c’è? Come è l’impianto di amplificazione? La presentazione avviene su un videoproiettore o su uno schermo?
Se la presentazione viene ripetuta in modo automatico in uno stand fieristico deve essere molto breve e contenere solo il messaggio essenziale, per essere certi che venga visto anche da visitatori frettolosi.
In interventi dal vivo in sala invece è essenziale definire la durata della presentazione. Se partecipiamo come relatori ad un convegno, dobbiamo avere un’idea del tempo che abbiamo a disposizione, e impostare la presentazione in modo da poterla ridurre se le circostanze lo richiedono. A me è capitato di limitarmi a poco più del titolo quando una volta il mio turno arrivò dopo le 13, e capii che tutti non aspettavano altro che la pausa pranzo!
Poichè la presentazione avviene nel tempo, è importante definire la sequenza. Una sequenza tipica potrebbe essere iniziare con l’annuncio dell’argomento principale, della tesi che sosteniamo, del prodotto o del servizio che illustriamo. Poi potremmo definire il problema, con una domanda: “vi è mai capitato di…?” Quindi possiamo parlare del nostro argomento presentandolo come soluzione del problema, e argomentare con qualche considerazione sul perché è la soluzione. Infine possiamo anticipare qualche criticità confutandola subito dopo, e concludere con il pay off centrato sul nostro tema, in modo che resti impresso nella mente degli ascoltatori. Se desideriamo attivare la partecipazione del pubblico dobbiamo concludere con una domanda che stimoli il loro intervento. Non dire “c’è qualcuno che vuole commentare?”, ma qualcosa di più specifico “Pensate che questa proposta possa andare oltre l’ambiente universitario?”.
Se la nostra presentazione è una lezione frontale che deve occupare tutta una mattinata, dobbiamo darle un ritmo e ogni tanto cambiare modalità comunicativa per risvegliare l’attenzione e la partecipazione. Uno schema potrebbe essere cominciare con una breve presentazione dell’argomento, poi invece di presentare la definizione del problema possiamo lanciare la discussione per fare in modo che siano i partecipanti a definire il loro problema, guidandoli con uno strumento interattivo come una lavagna a fogli mobili o una LIM. Poi possiamo tornare alla nostra presentazione, con gli argomenti che portano alla soluzione del problema, che conclude la lezione. Nel pomeriggio si può fare un lavoro di gruppo per applicare quanto appreso nella mattinata alle proprie situazioni.
Se la presentazione è un tutorial da mettere in rete, evitiamo chiacchiere inutili come saluti e battute di spirito, e andiamo dritti al problema, tenendo conto che il visitatore è arrivato da una ricerca, e che quindi vuole avere subito una risposta specifica, pratica e utilizzabile alla sua domanda. Quindi mostriamogli passo passo che cosa deve fare o sapere, e concludiamo possibilmente in pochi minuti. Sarebbbe bene, per nostri tutorial o lezioncine video, ispirarci a FAQ preesistenti sul nostro argoento, o alle chiavi di ricerca più usate.
Per quanto riguarda la preparazione dei materiali, una buona regola è tenere conto dei partecipanti dell’ultima fila, che devono essere messi incondizione di vedere, ascoltare, partecipare alla pari con gli altri. Un metodo pratico è rivedere le proprie slide nelle miniature del software, o comunque rivedere le proprie immagini in formato ridotto. Se qualche scritta non si legge bene, non la leggerà neanche lo spettatore in ultima fila!
Raccomando anche sobrietà e buon senso nel preparare le proprie presentazioni. Con i programmi attuali si può fare di tutto, inserire musica, filmati, collegamenti esterni, e si può passare da un’immagine all’altra con le più stravaganti animazioni, per cui è meglio non abusarne. E’ meglio procedere con slide semplici, con due o tre frasi chiave e qualche immagine o segno che visualizzi i concetti, e ricorrere ad effetti diversi solo quando si vuole evidenziare un passaggio. Un continuo urlare è meno efficace di un grido o una esclamazione messi ogni tanto al punto giusto.
Da evitare assolutamente di leggere le frasi proiettate. Le slide non vanno lette, ma spiegate e attualizzate. Per esempio, la slide parla dell’importanza del back office, e il conferenziere parla del back office dei partecipanti, personalizzando l’intervento. Teniamo sempre presente il precetto: “mostra ciò di cui parli, parla di ciò che mostri”. Non c’è di peggio che mostrare una videata e lasciarla in proiezione parlando di tutt’altro; in questi casi è meglio spegnere il proiettore, oscurarlo o proiettare un’immagine neutra come un logo.
I programmi di presentazione forniscono schemi grafici che invitano a scrivere per elenchi puntati. E’ bene tenerne conto e limitarsi a due o tre concetti per ogni slide. Se ce ne sono di più è meglio distribuirli in più videate invece di fare quelle noiose slide con blocchi di testo del tutto illeggibili!
In conclusione, si fa una presentazione per informare, per convincere, per vendere. Per cui ogni volta dobbiamo chiederci: che cosa vogliamo che i miei ascoltatori sappiano sull’argomento oltre a quello che già sanno? Che cosa vogliamo che cambino, un’idea o un comportamento? Che cosa voglio vendere, un prodotto, un aggiornamento, un’idea, una iniziativa di solidarietà? Se sappiamo dare risposte semplici, concrete e circostanziate a queste domande, avremo la cosa da annunciare, sostenere e ribadire. Una sola cosa per ogni presentazione.
