Il diagramma di Gantt serve a pianificare in modo visivo un insieme di attività in un certo periodo di tempo. Più alto è il livello del manager che pianifica, più il periodo di tempo è esteso. Un amministratore delegato pianifica le strategie di un anno, un product manager può avere un arco di pianificazione di un trimestre, un esecutore può svolgere un programma di una settimana.
La struttura del diagramma è molto semplice. E’ un diagramma cartesiano in cui nelle ascisse si dispone la scala temporale dall’inizio alla fine del progetto, e nelle ordinate le cose da fare per portare a termine il progetto. Il tempo necessario per svolgere un compito è rappresentato visivamente sul diagramma con una barra colorata che va dalla data di inizio alla data di fine dell’attività.
Quando sono inserite tutte le attività con le rispettive durate il diagramma mostra a colpo d’occhio l’insieme delle cose da fare, che cosa fare prima e che cosa fare dopo, quanto tempo manca alle scadenze, quali sono le attività che possono essere svolte contemporaneamente, magari da più persone, quali quelle che dipendono l’una dall’altra (per esempio, non posso affigere manifesti prima di averli stampati, o fare il tetto di un edificio prima di aver tirato su i muri).
Il diagramma può essere corredato da un insieme di informazioni: chi deve svolgere il compito, se ci lavora a tempo pieno o part time, quanta parte del lavoro è stata fatta e quanta resta da fare. Appositi programmi di project management permettono di fare diagrammi sofisticati e correlati con altri strumenti di progetto come il PERT, la WBS, il calcolo dei costi, ecc. Tuttavia anche nella sua forma più semplice, da fare con un foglio di calcolo o una lavagna, il diagramma serve a tenere sotto controllo lo svolgersi tempestivo di un insieme di attività.
Il diagramma prende il nome da Henry Lawrence Gantt, che lo ideò nel 1917. Da allora viene regolarmente usato nella pianificazione di qualsiasi tipo di progetto, dalla costruzione di un grattacielo alla campagna pubblicitaria di un prodotto, fino ad attività personali e quotidiane, come la preparazione di un esame o l’organizzazione di una festa.
Il diagramma di Gantt può essere molto complesso, come questo diagramma che pianifica le attività degli astronauti della NASA.
In questo diagramma, fatto con il software di project management MS PRoject, le attività possono essere raggruppate in modo gerarchico, dove una macroattività (barra nera) comprende attività più specifiche (barre blu). Le attività possono essere legate da vincoli di dipendenza, indicati dalle frecce, in modo che un ritardo in una attività precedente si ripercuota in un ritardo nelle attività dipendenti da essa.
Ecco infine il modello di un diagramma di Gantt fatto molto semplicemente con un foglio elettronico come Excel o Calc. Si può fare rapidamente ed è adatto a progetti semplici.
