La struttura a cerchie si contrappone alla piramide gerarchica delle organizzazioni tradizionali, dove la comunicazione avviene principalmente dall’alto verso il basso, risalendo a fatica e in modo non diretto dalla base verso i vertici, e mancano comunicazioni orizzontali fra un reparto e l’altro. Ogni individuo si aggrega con altri in una cerchia dedicata ad un tema, un progetto, un prodotto, e può partecipare contemporaneamente a diverse cerchie o passare dall’una all’altra. La comunicazione è circolare e interconnessa. Come in un organismo vivente, l’elemento locale agisce senza aspettare il permesso di qualcun altro. Il manager non è più responsabile del lavoro degli altri. Il lavoratore non è più manovrato da altri, ma ha la responsabilità di decidere e agire da solo. L’autorità non è data più alla persona, ma al ruolo. Se ho il ruolo di conduttore di autobus, ho l’autorità di guidare, che cessa quando scendo. Riunioni periodiche servono a mettere a punto ruoli e compiti e a favorire l’interazione fra i team e le cerchie.

Una olocrazia è un insieme di unità auto-regolabili, ma che funzionano in maniera indipendente. E’un sistema che cerca di opporsi alla classica gerarchia delle imprese. Mette da parte la figura autoritaria del capo per istituire un’organizzazione teoricamente più ugualitaria ed efficiente. Applicata ad un’impresa tradizionale, ne elimina l’organigramma, ossia la struttura in cui ogni impiegato è inquadrato in un posto fisso, per sostituirla con una struttura in cui ogni impiegato può svolgere molteplici funzioni all’interno dell’azienda, e può far parte di diversi team contemporaneamente, aggiornando di continuo i suoi compiti per adattarsi ai bisogni di ogni gruppo. In tal modo l’impresa può utilizzare le migliori capacità di ogni impiegato, dando loro anche una maggior libertà di prendere decisioni.

Nel modello organizzativo più tradizionale, la struttura dell’impresa è poco o per niente dinamica. Gli ordini arrivano sempre dalle sfere più alte e devono essere svolti da chi si trova ai livelli più bassi dell’organigramma. Invece l’olocrazia cerca continuamente di modificare la struttura dell’impresa affinché ogni team di lavoro abbia l’autorità di organizzarsi nel miglior modo per raggiungere l’obiettivo. Il potere decisionale è distribuito in tutta l’organizzazione, non è nelle mani di pochi eletti. I dipendenti non perdono tempo in attesa che un capo dia loro istruzioni, si organizzano in più team e quindi lavorano in modo autodiretto verso un obiettivo comune. I dipendenti possono lavorare su ciò che li interessa, ma devono assumersi la piena responsabilità del prodotto finito, qualunque sia il risultato. Si crea così una forza lavoro propositiva e agile fatta di persone che capiscono cosa ci si aspetta da loro.