In un sistema informativo aziendale l’ERP (enterprise resource planning) è un software professionale che integra molteplici funzioni di gestione come ordini, magazzino (materie prime, componenti, semilavorati, prodotti finiti), paghe, contabilità, e-commerce, risorse umane, fornitori, clienti, CRM, appalti, manutenzione, qualità. Costituisce la colonna vetebrale dell’impresa, con applicazioni che agiscono come moduli indipendenti ma perfettamente compatibili su una base dati comune, ed un motore workflow con cui si definisce l’insieme di compiti di un processo e si procede a realizzarli in uno qualsiasi dei moduli del sistema.

Il sistema ERP deve avere un’architettura omogenea per i vari moduli; produrre informazioni univoche grazie all’integrazione dei data base dei moduli; se si modificano i dati di un modulo, tutto il sistema deve aggiornarsi in tempo reale; le operazioni devono essere del tutto tracciabili per ricostruire i percorsi logici all’interno del modulo, per consentire visioni verticali di filiera, o orizzontali di panorama organizzativo.

Lo scopo è fornire a tutti gli operatori una visione unica, integrata, coerente e omogenea dell’insieme di informazioni che occorrono al momento, con applicazioni informatiche modulari per i trattamenti offerti, rigorose per i dati trattati. I moduli devono essere compatibili fra di loro. Per incrementare la produttività, l’integrazione dei processi dei vari settori dell’impresa deve essere sinergica, personalizzabile, orientata all’utilizzatore. La forte integrazione tra tutte le applicazioni ed i dati è indipendente dalla loro posizione geografica o logica.

Il sistema non è mai pronto all’uso, ma va adattato all’impresa e al suo contesto, in un processo continuo di trasformazione e ottimizzazione dell’organizzazione stessa dell’impresa, e di equilibrio fra i cambiamenti che deve fare il sistema per adattarsi all’impresa, e dell’impresa per adattarsi al sistema.