Immaginiamo di lavorare con un grande foglio di calcolo pieno di dati gestionali: entrate, uscite, prodotti, magazzino, imposte, e di dover analizzare una parte di questi dati, magari solo le spese relative ad un certo periodo e ad un certo prodotto, senza manomettere il foglio di calcolo. Per farlo possiamo usare una tabella pivot che estrare e presenta in forma numerica e grafica solo i dati desiderati che possono essere osservati a colpo d’occhio senza vagare per tutto il foglio di calcolo.

Una tabella pivot è uno strumento di analisi e reporting che seleziona solo alcuni campi da un data base o da un foglio di calcolo, scegliendo gli elementi che servono a preparare relazioni riassuntive di una certa situazione o di un progetto.
Per esempio, se in un bilancio familiare voglio sapere quali sono state le spese mediche del primo trimestre, questo può essere un compito adatto ad una tabella pivot.

La tabella pivot serve a riepilogare i dati, elencare i valori univoci, creare un report, fare un grafico riassuntivo, filtrare, ordinare, analizzare in profondità i dati senza scrivere formule o macro, trasporre dati.

La tabella pivot agisce solo su dati numerici, non su stringhe di testo. Se la tabella opera su più tipi di valori, diventa un cubo OLAP che si usa per analisi e previsioni strategiche. Per operare su dati di vario genere, non solo numerici, si usano strumenti di data mining.