Debriefing e debrief

Il debriefing è una riunione che si tiene alla fine di un progetto o di una missione con tutti gli interessati per verificare se gli obiettivi sono stati raggiunti, come si sono svolti i fatti, come hanno reagito le persone. Il debrief è il documento prodotto dalla riunione di debriefing.

Il termine viene dall’uso militare del mettersi a rapporto dopo la missione per fare il bilancio degli obiettivi conquistati e delle perdite subite. Poi è passato alla psicologia dell’emergenza, alla formazione esperienziale dai giochi d’aula all’outdoor training e al tema building, e alla gestione di progetti in genere.

Il debriefing conclude il progetto che ha avuto inizio con il briefing.

Il debriefing di progetto

Il debriefing è la fase conclusiva di un processo lavorativo che inizia con un briefing, e serve a verificare il lavoro fatto.
La riunione di debriefing è un momento di riflessione e di analisi che serve a concentrarsi su quanto si è appreso durante la realizzazione del lavoro e su quali difficoltà sono state incontrate, ma anche per verificare se le indicazioni del brief sono state rispettate o se è necessario tornare sul lavoro fatto e migliorarlo.

L’incontro avviene con i partecipanti, seduti in circolo in una sala vuota o intorno a un tavolo, e un mediatore che conduce la riunione e fa domande per stimolare la riflessione su quanto accaduto. Durante l’incontro si ripercorrono tutti i momenti del lavoro per valutare eventuali criticità nell’interazione tra i membri del team e il cliente, che cosa ha funzionato bene e che cosa può essere migliorato, come fare tesoro dell’esperienza fatta per progetti futuri. Il tutto viene sintetizzato nel debrief, un documento che viene archiviato come patrimonio di conoscenze della learning organization.

Il debriefing ci dà la possibilità di tornare indietro e vedere cosa non abbiamo fatto, cosa abbiamo sbagliato o cosa abbiamo fatto meglio. Ci consente di incorporare nuove prospettive e suggerimenti per gli sviluppi successivi di nuovi brief, stimolando ulteriormente la forza creativa del gruppo.

Ecco alcune domande a cui rispondere durante un debriefing.

Il brief era chiaro?
I ruoli e le responsabilità di ognuno sono sati compresi sena malintesi?
Il gruppo di lavoro ha mantenuto sempre in mano la situazione avendo coscienza di ogni passo seguito?
Il lavoro è stato distribuito equamente tra tutti i membri del gruppo?
È stato necessario chiedere assistenza o qualcuno si è offerto a dare assistenza al gruppo?
Sono stati commessi errori? Di che tipo? Quanto tempo si è perso a causa degli errori?
Si sono presentati ostacoli all’avanzamento del progetto? Sono stati superati? Come?
Le risorse a diposizione (umane, economiche, tecniche, ecc…) erano sufficienti?
Che cosa è sicuramente andato bene?
Cosa bisogna migliorare? In che modo?

Il debriefing esperienziale

Nei giochi d’aula, nel team building, e nella formazione outdoor il briefing stabilisce le regole del gioco, gli obiettivi, i vincoli. Il debriefing conclude l’esperienza fatta diventando a sua volta uno strumento di apprendimento esperienziale rapido e potente. Il gruppo in formazione con la guida del mediatore torna su quello che è accaduto e discute dell’esperienza vissuta per razionalizzarla e capire come trasferirne gli effetti alla sfera professionale, come applicare al proprio lavoro di tutti i giorni quelle situazioni che ha superato con successo durante l’evento, quei problemi ludici o metaforici che ha risolto nel gioco o nell’azione. Le esperienze vengono condivise sotto lo stimolo del mediatore, che può essere lo stesso formatore o anche una figura esterna che non ha partecipato alle attività. Il mediatore guida la conversazione dei partecipanti, non impone mai le proprie opinioni, ma stimola quelle dei partecipanti con domande aperte o mirate. Eccone alcune.

Qual è la tua impressione sull’esperienza di oggi?
Ha rispettato le tue aspettative? Cosa è andato bene e cosa male?
L’obiettivo della giornata e le regole per svolgere l’attività ti sono state chiare fin da subito?
Come ti sei trovato con i tuoi compagni di squadra?
Quali momenti critici avete affrontato e come li avete superati?
La squadra ha svolto bene il suo compito?
C’è stato qualcosa che poteva essere fatto meglio?
Come è stato il tuo comportamento con i colleghi?
Hai avuto speranze o paure nei confronti di questa attività?
Potevi comportarti in modo diverso rispetto a quanto hai fatto?
Cosa hai appreso durante questa esperienza?
Come è migliorato il tuo rapporto con i colleghi?
Pensi di riuscire ad applicare ciò che hai appreso oggi nella tua attività professionale quotidiana? Se sì, come?

Più che la località dove svolgere un debriefing conta il clima che deve essere disteso, cordiale, non giudicante. Per rinforzare l’aspetto esperienziale del debriefing il mediatore può chiedere ai partecipanti di rappresentarlo in modo creativo, con una mappa mentale, un collage, un racconto, un video. Nei giochi di simulazione può essere a sua volta un gioco che osserva ed elabora il gioco giocato. Si determina così un gioco di ruolo dove una parte dei partecipanti svolge il ruolo di giocatori, l’altra parte il ruolo di osservatori. In tal modo il debriefing ha una fase emozionale che resta nella modalità del gioco, e una fase analogica e applicativa che gradualmente esce dal gioco per entrare nella realtà dei giocatori che altrettanto gradualmente cessano di essere tali.

Se al gioco hanno partecipato più di 30 persone, il debriefing va fatto con piccoli gruppi che elaborano l’esperienza e ne portano la sintesi in una riunione plenaria in cui si tirano le fila per giungere ad un debrief conclusivo. Oppure si può far discutere una parte mettendola al centro mentre tutto intorno gli altri osservano con la possibilità di interventi occasionali. Questa è la cosiddetta tecnica dell’acquario.

Il debriefing psicologico emergenziale

In psicologia il debriefing è un intervento psicologico-clinico strutturato e di gruppo, condotto da uno psicologo esperto di situazioni di emergenza, che si tiene a seguito di un avvenimento potenzialmente traumatico o catastrofico, allo scopo di eliminare o alleviare le conseguenze emotive spesso generate da questo tipo di esperienze e dare un senso a ciò che è accaduto. Si fa con i soccorritori, non con le vittime. E’ un primo momento di riflessione dopo l’evento, e ha lo scopo di alleviarne le conseguenze post-traumatiche con apposite strategie. E’ una tecnica di pronto soccorso emotivo “a freddo” (24-76 ore dopo l’evento); l’incontro di debriefing dura circa 2-3 ore, può coinvolgere fino a 15-20 persone.

Non viene lasciato all’improvvisazione, ma si articola nelle seguenti fasi:

Esposizione degli obiettivi.
Fatti: ogni partecipante si presenta e spiega cosa è successo.
Pensieri: ogni partecipante descrive sentimenti e pensieri.
Reazioni: le reazioni individuali vengono commentate. Ogni partecipante è invitato a concentrarsi sugli aspetti peggiori dell’esperienza.
Sintomi: ogni partecipante espone le risposte allo stress sperimentate durante e dopo l’incidente.
Riflessione: si insiste sulla normalità di tali reazioni e si insegnano o ricordano i meccanismi dell’affrontamento.
Chiusura: si risponde alle domande, si dà l’opportunità di dare voce a qualunque pensiero rimasto inespresso e si offre la possibilità di un sostegno aggiuntivo.

Il debriefing classico è cognitivo e procedurale e si propone di capire che cosa è successo con procedure rigide e ripetibili. Le tecniche più recenti di debriefing sono più dinamiche e processuali, in modo semplice e flessibile si adattano alla realtà delle persone coinvolte.