Il project manager o PM è il responsabile degli output del progetto, ossia di tutto quello che ne uscirà fuori, ma soprattutto del risultato finale del progetto in termini di rispetto delle scadenze, dei costi, dei requisiti di qualità. Il PM risponde al cliente del progetto, non al cliente inteso come utilizzatore finale. Se è l’architetto di una casa, risponderà all’impresa di costruzione, non a chi abiterà la casa.

Il PM fa riferimento allo sponsor del progetto, che quando serve lo protegge da ingerenze esterne (pressione di altri decisori a favore di altri progetti).

Il PM può non essere esperto di problemi tecnici, di cui sono esperti i technical manager, ma deve essere esperto di project management. I due ruoli di gestione progettuale e tecnica spesso sono confusi o coesistono nella stessa persona, specialmente in progetti di piccolo calibro che non prevedono neanche la figura del PM. Ne consegue che il tecnico si perde dietro i problemi tecnici e operativi e trascura la gestione ottimale di tempi, costi e rispondenza ai requisiti concordati con il cliente.

È bene dunque, anche per piccoli progetti fatti da una sola persona, distinguere i ruoli del responsabile di progetto e del responsabile di produzione.