Con la locuzione rapid planning si definiscono un metodo di sviluppo personale e una tecnica di gestione agile dei progetti.

Il Rapid Planning Method o RPM è un processo di realizzazione dei propri sogni proposto da Anthony Robbins, che consiste nel connettere la motivazione con gli obiettivi e le azioni da mettere in atto quotidianamente in un modo rapido ed efficace. Robbins osserva che spesso impieghiamo più tempo per usare un software che non per raggiungere l’obiettivo per cui usiamo quel software. Quindi è meglio chiedersi: qual è il mio vero obiettivo? Perché voglio raggiungerlo? Che cosa posso fare per arrivarci? Dopo aver risposto a queste domande si passa ad un piano d’azione per muoversi senza indugio verso la meta. e si controllano i progressi.

Il Rapid planning o RAP è un metodo di project management agile che rinuncia a pianificare e controllare tutto l’iter progettuale per concentrarsi solo sulle cose essenziali, che sono poche ma vanno affrontate con decisione e senza compromessi.
L’atteggiamento cambia da adattivo (attuazione di un piano) a predittivo (predizione di scenari). I deliverable customer driven, realizzazioni parziali da fornire al collaudo del cliente, sono decisi in divenire, non in base ad una rigida attuazione del progetto. In tal modo ci si adatta con flessibilità a nuove richieste del cliente, o a sue esigenze che mutano in corso d’opera.

Con il rapid planning ci si focalizza solo su ciò che al momento è realmente prevedibile, che è poco e la cui pianificazione è rapida e procede con avanzamenti brevi. L’avanzamento si misura per risultati più che per tempo, escludendo le attività di routine. Il progetto viene considerato a vita intera, dagli incontri preliminari fino alle operazioni post vendita come assistenza, reclami, riciclo di prodotti e imballaggi.

E’ essenziale identificare gli stakeholder principali e pianificare con essi e con il team. Il team collaborativo dà più garanzie di una buona pianificazione pluridisciplinare, grazie alle diverse competenze, evitando piani che non rispettano vincoli e tempi tecnici. Il progetto è basato sul consenso, anche se il project manager ne resta il responsabile. Lo sponsor garantisce le risorse necessarie, dirige i PM, monitora le variabili chiave del progetto oltre a tempi e costi, e cioè rischi, comunicazione della strategia, cambiamenti di obiettivi, benefici, partecipa alla pianificazione, assiste il PM sostenendolo con la sua autorità nel caso di conflitti con altri settori produttivi.

Il team virtuale in genere è impegnato in altri progetti e si trova in luoghi diversi, include solo le professionalità che servono, si aggrega e disaggrega in modo agile e rapido. Quindi in fase di pianificazione se ne deve considerare la limitata disponibilità.

La pianificazione è fatta con sessioni di brainstorming, poi project manager e team raccolgono il materiale prodotto e la bozza del project plan, che viene discussa e approvata dai partecipanti. La sessione RAP serve a condividere obiettivi e criteri di successo e produrre regole e strumenti di gestione del progetto. Individua gli stakeholder chiave ed evita disturbi esterni alla riunione. Nella sessione bisogna convocare le persone giuste, dare un limite di tempo ad ogni intervento, rendere pubblici gli argomenti, distribuire l’agenda ai partecipanti, informare le persone sul proprio ruolo nella riunione, assegnare deliverable ai responsabili e chiarire le scadenze stabilite, documentare la riunione.