Matrice di Eisenhower
Si narra che Dwight Eisenhower, 34° presidente degli Stati Uniti, quando era generale comandante delle forze alleate in Europa nella seconda guerra mondiale, dividesse il suo tavolo in quattro settori, dove collocava le pratiche che doveva sbrigare assolutamente lui, quelle che poteva delegare ad altri, quelle che poteva rimandare o eliminare. Il suo motto era: “ciò che è importante raramente è urgente, ciò che è urgente raramente è importante”.
Nella gestione del tempo e nella scelta delle priorità si usa uno strumento ispirato al generale, e detto appunto matrice di Eisenhower, o matrice urgente/importante. Nella prassi organizzativa invalsa negli ultimi tempi si privilegia l’urgenza, spesso a scapito dell’importanza di ciò che conquista la precedenza. Stephen Covey nel suo libro Sette regole per avere successo, Franco Angeli, 2005, presenta il modello in modo approfondito e spiega come separare l’urgente dal pianificato e l’importante dal superfluo.
La matrice è divisa in quattro quadranti:
1. Crisi: urgente e importante
2. Qualità: importante e non urgente
3. Inganno: urgente e non importante
4. Spreco: non importante e non urgente
1. Crisi. Le cose importanti e impellenti, che devi fare assolutamente tu, che altrimenti bloccano processi e generano ulteriori problemi, dovrebbero ridursi a situazioni di crisi, di emergenza, perché se hai ben pianificato dovresti avere le tue attività ordinate secondo le priorità di importanza e di scadenze. Se diventano la regola, c’è qualcosa che non va e devi pianificare meglio il tuo tempo.
2. Qualità. Le cose importanti vanno pianificate a breve, media e lunga scadenza. Ricerche, progetti per nuovi prodotti, studio di nuovi mercati, ma anche attività di routine ben gerarchizzate e ben pianificate con le loro scadenze naturali, contribuiscono alla qualità dell’organizzazione, dell’innovazione, della produzione. Tutte le attività della giornata, della settimana, del mese dovrebbero avere il loro giusto livello di importanza e la loro giusta scadenza. Quindi questo dovrebbe essere il quadrante più affollato.
3. Inganno. Spesso si richiede con urgenza qualcosa che potrebbe tranquillamente esser fatto entro un paio di giorni o di settimane. Dire che è tutto urgente è come gridare “al lupo, al lupo”. Quando il lupo, o l’urgenza, arrivano veramente, nessuno ci crede più. Spesso diamo la precedenza a cose futili, a scapito di cose più importanti. E’ tipico di chi consulta continuamente l’email o la pagina social.
4. Spreco. Se stiamo facendo qualcosa di trascurabile, senza una scadenza di consegna, possiamo chiederci se vale la pena fare questa cosa, o non è meglio dedicarsi ad altro. Se non usiamo uno strumento o una pratica per più di due mesi, è meglio eliminarlo e lasciare sul tavolo solo ciò che usiamo più spesso. La stessa cosa va fatta con la nostra agenda. Le attività che non producono effetti, anche se sono piacevoli o rilassanti, vanno eliminate a meno che in quel momento non vogliamo proprio rilassarci un po’. Ma spesso una cosa banale ci impedisce di fare una cosa più piacevole.
E’ possibile sostituire ai valori di urgenza e importanza altri valori come il compenso e la soddisfazione, il vantaggio proprio e altrui. Per esempio, darò la precedenza a ciò che mi dà soddisfazione ed è ben pagato, tralasciando cose noiose e non pagate.
Se vuoi, richiedimi il programmino excel con cui puoi valutare con indici da -10 a +10 il livello di importanza e di urgenza di qualcosa che devi fare, per valutare quanto sia il caso di tralasciare ciò che stavi facendo per esaudire la nuova richiesta. A sinistra il grafico che visualizza i risultati della classifica.
