PDCA
Il PDCA (Plan-Do-Check-Act) è un ciclo continuo di pianificazione, prova, verifica o studio, azione per risolvere i problemi e gestire il cambiamento. E’ parte integrante del lean management come processo iterativo per migliorare continuamente prodotti, persone e servizi. Il metodo stimola il miglioramento continuo delle persone e dei processi, che si ottiene provando le soluzioni possibili su piccola scala e in un ambiente controllato, evitando errori, difetti e sprechi.
La rappresentazione schematica di un cerchio diviso in quattro settori gli ha dato anche il nome di “Ruota di Deming“, in omaggio a colui che subito dopo la II Guerra Mondiale introdusse in Giappone il controllo di qualità. Il concetto di PDCA si basa sul metodo scientifico che risale al XVII secolo, che si realizza come “ipotesi-esperimento-valutazione” o come “pianificare-fare-controllare”.
Vediamo le quattro fasi del ciclo.
PLAN
La fase di pianificazione consiste nell’identificare il problema, nell’analizzarlo, nell’individuare le cause reali, nel definire e pianificare le azioni correttive orientate a obiettivi di miglioramento, nel considerare le risorse necessarie e quelle disponibili, e infine nel definire gli indicatori di performance che consentiranno poi di valutare i risultati ottenuti.
DO
Nella seconda fase si provano le soluzioni e le azioni pianificate su scala ridotta, su una parte del processo, per un periodo di tempo limitato, per minimizzare l’impatto sulle operazioni correnti dell’azienda. L’approccio deve rimanere pragmatico e mirare al miglioramento piuttosto che alla ricerca di un’ipotetica perfezione. Va tenuto presente che il miglioramento della qualità PDCA è un processo iterativo, con progressi piccoli ma ripetuti.
CHECK
La fase di studio e di analisi consiste nel verificare i risultati delle azioni compiute e delle prove fatte nella seconda fase, confrontandoli con gli obiettivi attesi e riflettendo sul gap che si riscontra, allo scopo di individuare le aree di miglioramento successivo.
ACT
La fase operativa consiste nello standardizzare e consolidare se il check è stato positivo, introducendo le modifiche nel ciclo produttivo in modo permanente con il ciclo SDCA, oppure nel preparare un nuovo ciclo PDCA se il check ha rilevato nuovi inconvenienti. I miglioramenti sperimentati e approvati diventano quindi il nuovo standard della produzione migliorata.
Quando un ciclo PDCA si conclude, cede il passo ad un ciclo SDCA con cui si standardizza il miglioramento per evitare che si ritorni indietro alle vecchie abitudini disfunzionali. Quando il miglioramento è consolidato nella prassi del sistema, si attiva un nuovo ciclo PDCA per ottenere un successivo miglioramento, in un alternarsi per la realizzazione di una strategia di miglioramento continuo.
La ripetitività del ciclo PDCA, alternata allo SDCA, mira a realizzare un miglioramento graduale, ciclo per ciclo, ma al tempo stesso si preoccupa di consolidare sempre i miglioramenti acquisiti. Il processo si può rappresentare con una forma elicoidale che parte dalla situazione attuale e si dirige verso l’obiettivo di miglioramento. Anche se non si ottengono subito cambiamenti sensibili nel sistema in oggetto, ogni anello che rappresenta un ciclo del metodo scientifico e ogni ciclo completo indica un aumento della nostra conoscenza del sistema in esame. Il presupposto è che le nostre conoscenze e abilità siano limitate, ma possano migliorare. Soprattutto all’inizio di un progetto le informazioni chiave potrebbero essere ignote o parzialmente note; il metodo scientifico PDCA verifica continuamente le ipotesi e così aumenta la conoscenza. Invece di tentare già dall’inizio di fare unanalisi completa, è meglio avere approssimativamente ragione che esattamente torto. Con una migliore conoscenza che si acquista man mano, si può scegliere di perfezionare o alterare l’obiettivo, ossia lo stato del sistema cambiato secondo i nostri desideri. Lo scopo del ciclo PDCA è avvicinare i suoi utenti a qualunque obiettivo da loro scelto.
Il ciclo PDCA è semplice e si adatta a qualsiasi contesto. La prova delle modifiche su piccola scala consente di valutarne effetti positivi e negativi prima di introdurre il cambiamento in tutto il sistema. Tuttavia l’iterazione dei cicli è lenta e laboriosa, adatta a ottenere cambiamenti duraturi più che a risolvere problemi urgenti. Richiede l’impegno di tutti gli attori del processo, dal top management a tutti i collaboratori.
Sebbene il PDCA sia uno strumento aziendale efficace, si può usare anche per migliorare le prestazioni personali.
Si comincia col pianificare per identificare che cosa impedisce o ostacola il miglioramento, e come si può rimuovere l’impedimento, cercando le cause alla radice di qualsiasi problema e stabilendo obiettivi da raggiungere.
Quindi si provano in sicurezza diversi modi per ottenere i risultati desiderati.
Poi si controllano i progressi e le difficoltà incontrate nella prova, si adatta il comportamento e si considerano le conseguenze delle azioni provate.
Infine si applica ciò che funziona, oppure si torna a perfezionare ciò che non funziona portando avanti il ciclo del miglioramento continuo.
